Với sự hoàn thiện dần của các văn bản quy phạm pháp luật về nhà ở, quá trình lựa chọn đơn vị quản lý vận hành nhà ở cao tâng sẽ chủ yếu theo chiều hướng lựa chọn các đơn vị trên cơ sở các tiêu chí được Ban quản trị (BQT), Chủ đầu tư đặt ra trong môi trường cạnh tranh công bằng, minh bạch.
Phương pháp tốt nhất để BQT tòa nhà lựa chọn đơn vị quản lý tòa nhà nên xuất phát từ góc độ một đơn vị quản lý vận hành chuyên nghiệp. Đồng thời, nếu có bộ hồ sơ mời tham dự đầy đủ, khoa học và quá trình thực hiện lựa chọn nghiêm túc, BQT sẽ chọn được đơn vị quản lý vận hành tốt qua cạnh tranh công bằng từ đó cư dân sẽ được thụ hưởng dịch vụ tốt nhất.
Tuy nhiên trên thực tế thì các BQT là tập hợp của nhiều cá nhân có chuyên môn khác nhau nên việc lập hồ sơ mời tham dự, đánh giá các hồ sơ nộp để lựa chọn đơn vị tốt nhất là việc làm khó khăn. Nắm bắt được thực tế đó, cần triển khai dịch vụ tư vấn lựa chọn đơn vị quản lý vận hành theo các bước và nội dung chính trên tinh thần áp dụng các quy định của Luật Đấu thầu, Luật Nhà ở…để đảm bảo công băng, minh bạch.
Nội dung triển khai dịch vụ tư vấn lựa chọn đơn vị quản lý vận hành:
Mời tham dự và lập hồ sơ mời tham dự
Việc mời tham dự sẽ được thực hiện trên các phương tiện thông tin đại chúng, chủ động liên lạc với các đơn vị QLVH để mời cũng như thông báo rộng rãi cho cư dân để họ giới thiệu.
Nội dung hồ sơ mời tham dự: Gồm các form mẫu cần thiết, tài liệu giới thiệu về công trình, các quy định với đơn vị tham dự, các điều khoản tham chiếu, các điều kiện cần thiết và cách thức đánh giá (theo phương pháp định lượng, định tính hoặc kết hợp cả hai) và các mốc thời gian cần đạt được cũng như các quy định khác về hình thức nộp hồ sơ, niêm phong,… để đảm bảo bí mật tạo công bằng cho các đơn vị tham dự.
Nộp hồ sơ: Tổ chức nhận hồ sơ trước thời hạn quy định.
Đánh giá hồ sơ: Đánh giá từng hồ sơ theo các tiêu chí đã đặt ra; có thể đánh giá riêng rẽ về mặt kỹ thuật, tài chính theo phương thức hai túi hồ sơ để đảm bảo công bằng (đơn vị nào không đạt yêu cầu kỹ thuật thì sẽ không mở đề xuất tài chính). Kết thúc quá trình, đơn vị tư vấn sẽ làm báo cáo kết quả đánh giá, xếp thứ tự các đơn vị trình để Hội nghị cư dân/Ban quản trị lựa chọn. Có thể sẽ lựa chọn 2-3 đơn vị có kết quả cao nhất để hội nghị cư dân/Ban quản trị quyết định (đơn vị QLVH có thể được mời trình bày phương án, abor vệ phương án trước hội nghị để có thêm cơ sở quyết định).
Ký kết hợp đồng: Đơn vị tư vấn sẽ hỗ trợ Ban quản trị trong việc đàm phán hợp đồng và cho đến khi một hợp đồng chặt chẽ, công bằng, rõ ràng được ký kết.