Quản lý hợp đồng thuê trong tòa nhà được xem là một trong những khâu vô cùng quan trọng mà ban quản lý tòa nhà lưu tâm. Lúc này ban quản lý tòa nhà cần phải có giải pháp quản lý hợp đồng thuê chuyên nghiệp và chặt chẽ nhằm đảm bảo tòa nhà vận hành ổn định, giảm thiểu rủi ro.
Đọc thêm:
Vietcombank tối ưu bộ máy quản lý vận hành tòa nhà bằng phần mềm Landsoft Control
Landsoft Control giải quyết bài toán quản lý vận hành cho các đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng
Giải pháp quản lý vận hành hệ thống trung tâm thương mại SG Coop bằng phần mềm Landsoft Control
Vậy hợp đồng thuê là gì? Tại sao cần phải quản lý hợp đồng thuê? Quy trình quản lý hợp đồng thuê như thế nào? Cùng tìm hiểu thông tin kỹ hơn với Landsoft trong bài viết dưới đây.
I Hợp đồng thuê là gì?
Hợp đồng thuê, hay chính xác hơn là hợp đồng thuê mặt bằng, thuê căn hộ, thuê văn phòng… tại các tòa nhà chung cư là dạng hợp đồng cung cấp dịch vụ quản lý với hệ thống mặt bằng cho thuê, căn hộ hay nhà ở. Trong hợp đồng thuê có đầy đủ các điều khoản thỏa thuận giữa các bên về mục đích sử dụng, giá dịch vụ, cam kết doanh thu cùng với trách nhiệm với bất động sản của các bên trong hợp đồng.
Hợp đồng thuê là dạng văn bản không bắt buộc phải công chứng, có thể được xem như là một dạng giấy ủy quyền sử dụng bất động sản.
Điều này có nghĩa người sở hữu hoặc đại diện ban quản lý tòa nhà có thể sử dụng bất động sản cho thuê để kinh doanh, để ở hay một mục đích cụ thể. Doanh nghiệp hay cá nhân thuê sẽ có trách nhiệm đảm bảo chi phí lợi nhuận, khai thác mọi khía cạnh từ mặt bằng và vẫn phải đảm bảo chất lượng của mặt bằng theo đúng như thỏa thuận.
Chi phí cho hợp đồng thuê sẽ cố định hàng tháng, hoặc cũng có thể phát sinh hoa hồng nếu lợi nhuận vượt ngưỡng hiệu quả đã thống nhất từ trước.
II. Tại sao ban quản lý tòa nhà cần quản lý hợp đồng thuê?
Việc quản lý hợp đồng thuê nhà, hợp đồng thuê mặt bằng hay văn phòng là hết sức cần thiết. Trong đó ban quản lý cần phải đảm bảo kiểm soát và quản lý chặt hợp đồng thuê, bởi hợp đồng thuê mặt bằng là bằng chứng để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của cả hai bên, có giá trị pháp lý khi xảy ra các vấn đề cần giải quyết.
Hợp đồng thuê bảo vệ quyền lợi của cả hai bên tham gia
Trên thực tế, hợp đồng thuê nhà, thuê mặt bằng hay văn phòng chính là văn bản để giúp hai bên là bên thuê và bên cho thuê có thể đảm bảo được lợi ích cá nhân và tập thể của mình qua việc liệt kê minh bạch, đầy đủ, rõ ràng quyền lợi của hai bên sẽ được hưởng trong thời gian thực hiện giao dịch.
Bên trong hợp đồng thuê cũng có những quy định chính xác và rõ ràng những việc mà hai bên phải làm và cần làm. Điều này sẽ góp phần tạo điều kiện có lợi cho cả hai phía. Nhất là sẽ phòng tránh tình trạng xảy ra tranh chấp bởi hợp đồng thuê có hiệu lực pháp luật bảo vệ các bên.
Hợp đồng thuê là căn cứ để đôi bên thực hiện đúng nghĩa vụ của mình
Trên thực tế thì hợp đồng thuê chính là loại hợp đồng đóng vai trò quan trọng trong việc ràng buộc các bên thực hiện đúng trách nhiệm, nghĩa vụ của mình như đã cam kết vả thỏa thuận trước đó. Những bản hợp đồng thuê càng rõ ràng và cụ thể, các điều khoản có tính ràng buộc càng cao sẽ càng giảm thiểu tỷ lệ tranh chấp giữa các bên.
Hợp đồng thuê được soạn thảo dựa vào hệ thống pháp luật dân sự và luật thương mại, điều này sẽ khiến quyền lợi của cả hai bên đều được đảm bảo tốt nhất.
Hợp đồng thuê nhà là căn cứ quản lý cho những cơ quan chức năng
Có rất nhiều trường hợp dù đã ký hợp đồng thuê nhưng giữa các bên vẫn xảy ra tranh chấp và mâu thuẫn, vì vậy bản hợp đồng thuê chính là văn bản pháp định để các bên có thể mang tới cơ quan chức năng có thẩm quyền yêu cầu được xử lý và bảo vệ quyền lợi cho mình.
Lúc này các cơ quan chức năng sẽ dựa trên những điều khoản trong hợp đồng để phân định trách nhiệm và quyền hạn giữa mỗi bên, giải quyết những vấn đề gây mâu thuẫn đồng thời bảo vệ quyền lợi cho đôi bên.
III Có những loại hợp đồng thuê nào?
Hợp đồng thuê văn phòng
Hợp đồng cho thuê văn phòng là loại hợp đồng dân sự cam kết giữa bên thuê và bên cho thuê. Trong đó hợp đồng sẽ được xây dựng dựa trên thỏa thuận của hai bên về vị trí thuê, giá thuê, các dịch vụ tiện ích đi kèm, các gói hỗ trợ đi kèm… cùng những điều khoản khác.
Hợp đồng sau khi được ký kết chính là văn bản ràng buộc lợi ích cũng như trách nhiệm giữa bên thuê và bên cho thuê, buộc hai bên phải thực hiện theo hợp đồng. Nếu có trường hợp vi phạm một điều lệ nào trong hợp đồng thì bên vi phạm sẽ phải bồi thường hợp đồng theo thỏa thuận mà 2 bên trước đó đã đề ra.
Hợp đồng thuê văn phòng thường nên có luật sư kiểm tra toàn bộ hợp đồng để đảm bảo được độ chính xác đồng thời bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên.
Hợp đồng thuê căn hộ, nhà ở
Hợp đồng thuê căn hộ, nhà ở là loại hợp đồng dân sự khá thông dụng. Theo đó, nội dung hợp đồng chủ yếu là về bên cho thuê nhà sẽ có nghĩa vụ giao nhà ở cho bên thuê sử dụng trong khoảng thời gian thỏa thuận, còn bên thuê nhà sẽ có nghĩa vụ trả tiền thuê nhà theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng và theo quy định của pháp luật.
Đối với những hợp đồng có thời hạn thuê từ 6 tháng trở lên phải được lập thành văn bản, có công chứng hoặc chứng thực của ủy ban nhân dân có thẩm quyền, các bên cũng phải đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền liên quan.
Trong hợp đồng thuê nhà ở, căn hộ chung cư thì giá thuê sẽ do các bên thỏa thuận và không vượt qua giá khung quy định của pháp luật (nếu có).
Với những hợp đồng thuê nhà ở, căn hộ có thời hạn từ 2 năm trở lên, nếu bên cho thuê đã cải tạo hoặc nâng cấp thì cũng có quyền tăng giá thuê, nhưng điều này phải được báo trước với bên thuê tối thiểu 3 tháng kể từ thời điểm hoàn thành việc nâng cấp, cải tạo.
Hợp đồng thuê trung tâm thương mại, mặt bằng kinh doanh
Hợp đồng thuê trung tâm thương mại, mặt bằng kinh doanh là một loại hợp đồng thỏa thuận về việc thuê một mặt bằng hoặc không gian để hoạt động kinh doanh. Trong đó văn bản hợp đồng chính là đầu mối giao kết giữa bên thuê và bên cho thuê về việc sử dụng mặt bằng để làm trụ sở kinh doanh, nơi buôn bán.
Hợp đồng thuê trung tâm thương mại, mặt bằng kinh doanh còn được xem là một bản hợp đồng dân sự, bên cho thuê sẽ phải giao cho bên thuê mặt bằng để họ sử dụng cho mục đích buôn bán, kinh doanh trong khoảng thời gian nhất định, và người thuê cũng sẽ phải chịu trách nhiệm trả tiền thuê cho chủ nhà theo đúng thỏa thuận hoặc quy định của pháp luật.
Hợp đồng thuê mặt bằng kinh doanh, trung tâm thương mại thường có thời gian thuê dài với mức giá cao, được xác định trước hàng tháng. Điều này đòi hỏi 2 bên khi soạn hợp đồng phải lưu ý về nội dung, điều khoản trong hợp đồng phải liên kết chặt chẽ, rõ ràng, minh bạch và đảm bảo lợi ích của 2 bên.
IV. Quy trình quản lý hợp đồng
Để tối ưu quản lý hợp đồng thành công, ban quản lý tòa nhà cũng cần nắm rõ các bước liên quan tới quy trình quản lý hợp đồng, các giai đoạn quản lý hợp đồng thuê nhằm phát huy tối đa giá trị và hiệu suất quản lý tốt nhất.
Xác định yêu cầu, mục tiêu, lập kế hoạch quản lý hợp đồng
Nhằm đảm bảo thắt chặt quy trình quản lý hợp đồng, ban quản lý tòa nhà trước tiên phải đảm bảo xác định rõ yêu cầu và mục tiêu của từng hợp đồng, phân loại rõ ràng sau đó mới lập kế hoạch quản lý hợp đồng chi tiết.
Chiến lược quản lý hợp đồng thuê trong tòa nhà là một lộ trình linh hoạt, có thể giải quyết được tất cả các thỏa thuận thuê mặt bằng trong tòa nhà, bao gồm thuê văn phòng, thuê nhà ở, thuê mặt bằng kinh doanh thương mại…
Dựa vào những thông tin này, ban quản lý tòa nhà có thể xác định được từng thể loại hợp đồng cần quản lý cũng như số lượng chi tiết các hợp đồng. Ngoài ra, banq quản lý tòa nhà còn cần xác định phòng ban, cá nhân phụ trách hay chịu trách nhiệm thực thi giám sát từng giai đoạn của quản lý hợp đồng, xác định cụ thể công việc phải hoàn thành của từng bộ phận.
Đặc biệt, ban quản lý còn cần thống kê các vấn đề rủi ro có thể gặp phải khi ký kết và giải quyết hợp đồng, dự đoán rủi ro để có cách xử lý kịp thời.
Soạn thảo và ký kết hợp đồng
Một trong những chú ý khi soạn thảo và ký kết hợp đồng thuê trong tòa nhà là phải chú ý tới cách diễn đạt chính xác và cụ thể từng điều khoản. Những yếu tố quan trọng như số thứ tự của file hợp đồng thuê bản mềm, mã số hợp đồng, thời gian ký kết hợp đồng, giá trị hợp đồng trước và sau thuế, phụ lục hợp đồng thuê… cũng phải được xác định rõ ràng và được giám sát chặt chẽ. Những điều này sẽ giúp việc tối ưu quản lý hợp đồng thuê thuận lợi và hiệu quả hơn.
Sao chép và lưu trữ các loại hồ sơ, hợp đồng thuê
Đối với những hợp đồng thuê trong tòa nhà cùng với phụ lục đi kèm, ban quản lý tòa nhà cần chủ động sao chép và lưu trữ hồ sơ cẩn thận. Điều này cũng giúp ban quản lý có thể tránh những rủi ro về sau, đồng thời theo dõi đối tác có đang thực hiện đúng thỏa thuận trong hợp đồng không.
Việc lưu trữ hợp đồng có thể làm thủ công lưu trữ trong kho, hoặc lưu trữ trên kho dữ liệu điện tử, lưu trữ bảo mật trên hệ thống phần mềm như Landsoft Control để tiết kiệm diện tích và không gian văn phòng, tiết kiệm chi phí và nhân sự, dễ dàng tìm kiếm và truy vấn nhanh chóng, tiện lợi hơn.
V. Quản lý hợp đồng trên phần mềm Landsoft Control
Ngày nay việc quản lý hợp đồng thuê trong tòa nhà trên các hệ thống phần mềm như Landsoft Control được xem là giải pháp quản lý tối ưu dành cho ban quản lý tòa nhà. Quy trình quản lý hợp đồng online trên phần mềm cũng giúp ban quản lý khắc phục được nhiều nhược điểm còn tồn tại của quy trình truyền thống.
Nhất là khi các giải pháp quản lý hợp đồng thuê truyền thống, ban quản lý còn phải tồn nhiều chi phí in ấn, khiến hợp đồng dễ bị mất, thất lạc do nhân viên sơ sót hoặc các yếu tố khách quan khác. Lúc này quản lý hợp đồng thuê trên phần mềm sẽ giúp quy trình quản lý hợp đồng được gửi tự động tới toàn bộ nhân viên liên quan, tiết kiệm chi phí và nhân lực tốt nhất.
Phần mềm Landsoft Control mang lại giải pháp quản lý hợp đồng thuê dài hạn hoặc ngắn hạn, giúp ban quản lý thắt chặt quản lý thông tin khách hàng thuê căn hộ, mặt bằng hay văn phòng, hỗ trợ phân loại khách hàng để giảm giá theo từng thời điểm, quản lý hợp đồng của từng khách hàng chi tiết nhất.
Phần mềm cũng giúp người dùng quản lý thời gian ký hợp đồng, thời gian hết hạn hợp đồng, lịch thu tiền thuê, thông tin mặt bằng hay văn phòng cho thuê, hiện trạng mặt bừng, giá thuê cũng như ghi chú cụ thể. Điều này giúp người dùng khi muốn truy vấn thông tin chỉ cần xem chi tiết biểu mẫu và phụ lục hợp đồng trên phần mềm là có thể kiểm tra và theo dõi nhanh chóng nhất.