Quỹ bảo trì được theo dõi riêng để bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư theo luật định và nhằm duy trì chất lượng chung cư căn hộ luôn ở trạng thái hoạt động tốt, như bảo trì định kỳ, sửa chữa đột xuất…
Theo Nghị định số 71/2010/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Nhà ở, việc thu và quản lý kinh phí bảo trì phần sở hữu chung nhà chung cư được quy định như sau:
- Trách nhiệm đóng góp: Bên mua và bên bán đều có trách nhiệm đóng góp khoản tiền 2% đối với phần sở hữu riêng của mình để phục vụ cho việc bảo trì phần sở hữu chung trong nhà chung cư;
- Quản lý: Bên Bán có trách nhiệm gửi khoản tiền này vào tài khoản riêng của ngân hàng thương mại trong thời hạn 07 ngày, kể từ ngày thu kinh phí của Bên Mua theo lãi suất không kỳ hạn để tạm quản lý;
- Bàn giao: Bên Bán có trách nhiệm bàn giao khoản kinh phí này (bao gồm cả tiền lãi) cho Ban Quản trị nhà chung cư quản lý sau khi Ban Quản trị nhà chung cư được thành lập theo quy định trong thời hạn tối đa là 30 ngày, kể từ ngày có Quyết định công nhận Ban quản trị của Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi có nhà chung cư để phục vụ cho việc bảo trì phần sở hữu chung nhà chung cư theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận thống nhất để chủ đầu tư tạm quản lý kinh phí này.
Thực tế tại nhiều khu chung cư hiện nay, nhiều cư dân thậm chí không biết gì về khoản kinh phí bảo trì này. Điều này xuất phát từ một vài lý do như: Chủ đầu tư chưa bàn giao kinh phí bảo trì cho Ban Quản trị theo quy định và không thông báo cho cư dân thông tin về khoản tiền này cũng như kế hoạch bàn giao; Tòa nhà chưa tổ chức Hội nghị nhà chung cư và chưa bầu Ban Quan trị nên chưa có đơn vị tiếp nhận kinh phí bảo trì trong trường hợp có sự bàn giao; Hợp đồng mua bán căn hộ chung cư ký kết giữa cư dân với chủ đầu tư không có quy định rõ ràng về trách nhiệm của các bên liên quan đến việc nộp và quản lý khoản kinh phí này.
Cũng theo luật định, trong trường hợp kinh phí bảo trì không thu đủ thì huy động từ việc đóng góp của các Chủ sở hữu – tương ứng phần diện tích sở hữu riêng của từng Chủ sở hữu (tính theo m2) tại các kỳ họp của cư dân. Để bảo đảm quyền lợi của mình, người mua nên rà soát kỹ Hợp đồng và yêu cầu Chủ đầu tư chỉnh sửa Hợp đồng trong trường hợp không quy định hoặc quy định không rõ ràng các nội dung về kinh phí bảo trì như trên.
Bên cạnh đó, trong thời hạn không quá 12 tháng, kể từ ngày nhà chung cư được bàn giao đưa vào sử dụng và có 50% căn hộ được bán trở lên (kể cả số căn hộ mà Chủ đầu tư giữ lại), cần yêu cầu Chủ đầu tư tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu để bầu Ban Quản trị.