Hội nghị nhà chung cư là cuộc họp của chủ sở hữu và người sử dụng tòa nhà chung cư. Chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư có thể cử đại diện hoặc uỷ quyền cho người khác tham dự cuộc họp. Đối với nhà khu tập thể chung cư có một chủ sở hữu thì hội nghị nhà khu tập thể chung cư là hội nghị của đại diện chủ sở hữu và người sử dụng tòa nhà chung cư. Đối với nhà tòa nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì hội nghị nhà chung cư là hội nghị của đại diện các chủ sở hữu căn hộ hoặc người đang sử dụng nếu chủ sở hữu không tham dự (bao gồm cả trường hợp đã nhận bàn giao căn hộ hoặc diện tích khác trong nhà tòa nhà chung cư nhưng chưa thanh toán hết tiền cho đơn vị chủ đầu tư, trừ trường hợp thuộc diện chấm dứt hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ).
Hội nghị nhà khu tập thể chung cư có thể tổ chức cho một nhà tòa nhà chung cư hay một cụm nhà chung cư.
Hội nghị nhà chung cư thể hiện quyền làm chủ của cư dân
Tổ chức hội nghị nhà chung cư
Hội nghị nhà khu tập thể chung cư được tổ chức mỗi năm 01 lần hoặc khi có văn bản đề nghị của 30% chủ sở hữu và người sử dụng nhà chung cư, trong trường hợp cần thiết cho phép tổ chức Hội nghị bất thường khi có trên 50% tổng số các chủ sở hữu và người sử dụng đề nghị bằng văn bản.
Trong thời hạn không quá 12 tháng, kể từ ngày nhà tòa nhà chung cư được bàn giao đưa vào sử dụng và có 50% căn hộ được bán trở lên (kể cả số căn hộ mà chủ đầu tư giữ lại) thì chủ đầu tư (đối với nhà khu tập thể chung cư nhiều chủ sở hữu) hoặc chủ sở hữu (đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu) có trách nhiệm tổ chức Hội nghị tòa nhà chung cư lần đầu; nếu quá 12 tháng mà chung cư chưa có đủ 50% số căn hộ được bàn giao thì hội nghị khu tập thể chung cư được tổ chức sau khi có đủ 50% số căn hộ được bàn giao.
Hội nghị của cụm nhà chung cư được tổ chức khi có tối thiểu 50% số căn hộ của mỗi tòa nhà trong cụm đã được bàn giao (bao gồm cả số căn hộ mà chủ đầu tư giữ lại không bán) và có tối thiểu 75% đại diện chủ sở hữu căn hộ của từng tòa nhà đã nhận bàn giao đưa vào sử dụng đồng ý nhập tòa nhà vào cụm nhà chung cư.
Ủy ban nhân dân phường sẽ chịu trách nhiệm mở Hội nghị nhà chung cư khi nào
Một số trường hợp mà UBND Phường sẽ vào cuộc và tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu:
- Đối với chung cư đã được bàn giao từ 50% số căn hộ và đưa vào sử dụng quá 12 tháng nhưng đơn vị chủ đầu tư không chịu tổ chức Hội nghị nhà chung cư thì đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao có quyền gửi đề nghị UBND cấp phường tổ chức hội nghị nhà chung cư.
- Trường hợp chủ đầu tư đã tổ chức họp hội nghị chung cư nhưng không có đủ số người tham dự hội nghị thì chủ đầu tư hay đại diện chủ sở hữu cũng có thể gửi văn bản đề nghị UBND phường tổ chức hội nghị
Các quyết định được xây dựng trong hội nghị nhà chung cư
- Đề cử và bầu ban quản lý tòa nhà; đề cử và bầu bổ sung
- Bãi miễn thành viên ban quản trị trong trường hợp tổ chức Hội nghị nhà chung cư bất thường
- Thông qua hay bổ sung, sửa đổi Quy chế hoạt động của Ban quản trị;
- Thông qua mức phụ cấp trách nhiệm cho những thành viên ban quản trị và các chi phí hợp lý khác phục vụ cho hoạt động của Ban quản trị
- Thông qua hoặc bổ sung, sửa đổi Bản nội quy vận hành sử dụng nhà chung cư;
- Thông qua việc lựa chọn doanh nghiệp vận hành vận hành, doanh nghiệp bảo trì nhà chung cư;
- Thông qua báo cáo công tác điều hành điều hành, bảo trì và báo cáo tài chính của tất cả những công ty được giao thực hiện;
- Quyết định tất cả những nội dung khác có liên quan đến việc điều hành sử dụng nhà tòa nhà chung cư.
- Đối với nhà tòa nhà chung cư có một chủ sở hữu thì Hội nghị nhà chung cư không nhất thiết phải thực hiện các nội dung quy định tại điểm c và d của khoản này.
Mọi quyết định của Hội nghị nhà khu tập thể chung cư phải đảm bảo nguyên tắc theo đa số thông qua hình thức biểu quyết hay bỏ phiếu và được xác lập bằng văn bản. Như vậy Hội nghị nhà chung cư thể hiện trực tiếp quyền chủ của toàn bộ cư dân, chủ sở hữu căn hộ trong tòa nhà chung cư.