15 thói quen cho dân văn phòng sáng tạo và năng suất hơn
Bạn có bao giờ thấy mình đang chìm trong một núi email chưa đọc trong khi vẫn còn rất nhiều công việc khác phải giải quyết hay bạn thường xuyên gặp phải tình trạng trên.
Bạn có biết việc kiểm soát email không hiệu quả có thể ảnh hưởng đến hiệu suất công việc hay trí thông minh của bạn? Thậm chí Doanh nghiệp cũng bị ảnh hưởng không ít nếu nhân viên sử dụng email không hiệu quả. Một báo cáo của Đại học London chỉ ra Doanh nghiệp có thể thiệt hại đến 450 $ do tình trạng trên.
Cùng tham khảo các thủ thuật dưới đây để không còn nỗi ám ảnh “lụt” email bạn nhé!
Nói rõ mục đích trong tiêu đề
Hãy thêm một động từ vào dòng tiêu đề (xác nhận, thảo luận, xem xét lại,…) để giúp người nhận hiểu được những gì họ cần làm một cách nhanh chóng. Cách làm này sẽ giúp tạo ra mục tiêu rõ ràng khi bạn viết email. Nhưng hãy chắc chắn rằng đó là những từ, cụm từ thân thiện.
Hãy nhớ trong đầu 5 câu hỏi sau khi soạn mail.
Một email hiệu quả sẽ trả lời những câu hỏi: Bạn là ai? Bạn muốn gì? Tại sao bạn yêu cầu? Tại sao tôi nên giúp đỡ? Cái gì tiếp theo? Nếu bạn có thể, cố gắng nhớ 5 câu hỏi này hoặc thậm chí ba hoặc bốn câu hỏi để hạn chế sự phân tâm khi soạn mail. Đồng thời, cũng là cách để bạn giữ được trọng tâm khi làm việc.
Giới hạn thời gian
Liên tục rà soát hộp thư là một sai lầm. Hãy tự thiết lập cho mình bộ đếm thời gian, chắc chắn bạn không muốn lãng phí hết thời gian vào email trong khi công việc trọng tâm còn chưa được giải quyết. Các chuyên gia khuyên bạn chỉ nên kiểm tra email 2 – 4 lần một ngày, khoảng 20 – 30 phút mỗi lần.
Sử dụng phương tiện liên lạc khác ngoài mail
Khi một cuộc thảo luận kéo dài và bạn cần reply (phản hồi) nhiều hơn 2 lần, hãy nhấc điện thoại lên hoặc nhấn ngay vào khung chat để trao đổi nhanh chóng và hiệu quả hơn. Nếu bạn đang ra khỏi văn phòng, có thể chuyển tiếp tin nhắn vào mục khẩn cấp để kịp thời xử lí.
Không trả lời
Chỉ trả lời khi cần thiết và không cần phải trả lời với tất cả những email không khẩn cấp. Không trả lời khi không có câu trả lời rõ ràng, chính xác. Nên dành thời gian để hiểu rõ vấn đề sau đó bắt đầu trò chuyện hoặc trả lời đúng yêu cầu.
Tự động hóa mọi thứ có thể
Hủy đăng ký các địa chỉ, kênh thông tin gây phiền phức. Tự động di chuyển các mục không quan trọng vào một thư mục không lưu trữ. Sử dụng các công cụ như Google Calendar để sắp xếp các cuộc họp, loại bỏ chuỗi email quảng cáo, miễn phí…
Luôn cảnh giác
Chỉ nên giữ lại hai loại email trong hộp thư: chưa đọc và những email quan trọng liên quan đến công việc. Khi đó, bạn dễ dàng tập trung vào những gì bạn cần phải thực hiện.
Nội dung liên quan
Các nội dung có thể bạn quan tâm
Chia sẻ cho mọi người!
Tất cả đều được chia sẻ để mang lại giá trị cho nhau