Do đặc thù khu chung cư là tập hợp của rất nhiều chủ sở hữu nên việc thực hiện quyền của chủ sở hữu này không phải được thực hiện một cách đơn lẻ, mà thông qua cơ chế tập thể quyết định, cụ thể là Hội nghị nhà chung cư và Ban quản trị.
Hiện trạng tại các chung cư
Tại các khu chung cư, tỷ lệ sở hữu tư nhân trong một nhà chung cư có thể lên đến 80% - 90%, nhưng sau khi bàn giao căn hộ, chủ đầu tư vẫn nắm quyền quản lý tòa nhà hoặc chỉ định đơn vị thuộc chủ đầu tư quản lý. Nếu chủ đầu tư không phân bổ giá thành phần diện tích để xe ôtô trong tầng hầm, thì phần diện tích này thuộc sở hữu riêng của chủ đầu tư.
Trong trường hợp này, chủ đầu tư có thể lại đóng vai trò là chủ sở hữu phần diện tích lớn nhất trong các chủ sở hữu tại khu chung cư. Theo quy định của Luật Nhà ở năm 2014, thì vai trò của chủ đầu sau khi bàn giao căn hộ là không còn nhiều, bao gồm trách nhiệm hoàn tất các thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất và thủ tục thành lập Ban quản trị, bàn giao quỹ bảo trì và hoàn thành các thủ tục quyết toán công trình dự án với cơ quan chức năng.
Trước thời điểm Luật Nhà ở năm 2014 có hiệu lực, để người dân lập ra Ban quản trị nhà chung cư đã khó, nhưng để vận hành nó còn khó hơn nhiều, thậm chí, nhiều người cho rằng, Ban quản trị nhà chung cư là hữu danh vô thực. Luật Nhà ở năm 2014 đã thay đổi cơ bản cơ chế pháp lý của Ban quản trị nhà chung cư. Theo đó, Ban quản trị có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng. Luật Nhà ở năm 2014 cũng thiết kế hoạt động của Ban quản trị giống như một công ty. Như vậy, Ban quản trị có thẩm quyền nhân danh chính mình thực hiện các giao dịch với các đơn vị quản lý vận hành hay các nhà cung cấp dịch vụ, thiết bị. Đây có thể nói là một bước tiến lớn nhằm trao quyền cao hơn cho các chủ sở hữu và cũng là bảo vệ lợi ích cho các chủ thể khác khi tham gia giao dịch với Ban quản trị.
Quy định pháp lý thông qua hội nghị nhà chung cư và Ban quản trị
Ban quản trị giống như Hội đồng quản trị của công ty thực hiện các trách nhiệm và ra các quyết định nhân danh và vì lợi ích của các cư dân. Trong trường hợp này, các cư dân rất cần có Ban kiểm soát tồn tại độc lập với Ban quản trị để có thể kiểm tra, giám sát để đảm bảo hoạt động của Ban quản trị là phù hợp với quy định pháp luật, quy chế và vì lợi ích của các cư dân.
Bên cạnh đó, tương tự như mô hình công ty, Luật Nhà ở và các văn bản hướng dẫn thi hành cần quy định chi tiết hơn về thẩm quyền quyết định của Hội nghị nhà chung cư và Ban quản trị để bảo đảm các vấn đề quan trọng nhất sẽ do Hội nghị nhà chung cư quyết định. Trong đó, đặc biệt phải có các quy định liên quan đến việc trình tự thủ tục tổ chức Hội nghị nhà chung cư, hạn mức quyết định của Ban quản trị, tiêu chuẩn, quyền và nghĩa vụ của Trưởng ban quản trị giống như điều lệ của một doanh nghiệp. Nếu nhìn nhận các cư dân giống như cổ đông trong các công ty, thì việc áp dụng một mô hình tương tự như quản trị doanh nghiệp là hoàn toàn phù hợp và tân tiến cho mô hình tổ chức hoạt động của Hội nghị nhà chung cư - Ban quản trị - Ban kiểm soát.
Từ đó, Bộ Xây dựng cần ban hành các văn bản hướng dẫn Luật Nhà ở năm 2014 để làm rõ phạm vi quyết định đối với các phần diện tích chung và thiết bị thuộc sở hữu chung là thực sự cần thiết để bảo đảm dự án nhà chung cư được vận hành theo đúng chủ trương, thiết kế phê duyệt. Hơn thế, ta tiếp tục hoàn thiện quy định chi tiết về cơ chế hoạt động, phân định về thẩm quyền quyết định của Hội nghị nhà chung cư và Ban quản trị dựa theo mô hình quản trị của công ty cổ phần. Ngoài ra, chúng ta cũng cần bổ sung mô hình Ban kiểm soát để kiểm tra, giám sát quá trình hoạt động, thực thi của Ban quản trị.
Tóm lại, để giải quyết được các vướng mắc, cần các giải pháp nâng cao hiệu quả hệ thống quản lý nhà chung cư trong bối cảnh hiện nay, điều hòa được lợi ích của các bên, đặc biệt là bảo vệ tốt quyền và lợi ích hợp pháp của các cư dân và người sử dụng trong các chung cư. Giải pháp phần mềm Quản lý tòa nhà Landsoft Control luôn là cánh tay đắc lực của Ban quản trị tòa nhà.