Công tác quản lý tòa nhà được hiểu là quản lý, vận hành những mô hình từ nhỏ đến quy mô lớn như nhà trọ, phòng cho thuê, căn hộ dịch vụ cho các đến chung cư cao tầng, khu trung tâm thương mại hay đặc thù như các tòa nhà hành chính.
Quản lý tòa nhà là một ngành kinh doanh dịch vụ tuân theo quy trình khoa học nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ của một tòa nhà từ phần cứng như kết cấu, kiến trúc, hệ thống PCCC, thang máy, điện, nước cho đến các tiện ích như vệ sinh, cây xanh và các dịch vụ giá trị gia tăng khác: cho thuê, quản lý nhân công, giải quyết những tranh chấp giữa các khách hàng...”.
Quản lý tòa nhà sẽ cung cấp dịch vụ, nhân công, theo dõi họ thực hiện những công việc bảo vệ, vệ sinh, giao dịch với khách hàng thuê, vận hành điện, nước, bảo trì, bảo dưỡng tòa nhà để tòa nhà hoạt động tốt, kinh doanh hiệu quả cao. Vì nhiều mảng như vậy nên việc quản lý và vận hành tòa nhà sẽ trở nên hiệu quả hơn khi các cán bộ quản lý tòa nhà được trang bị những kiến thức nền móng cơ sở của việc quản lý và vận hành tòa nhà, mỗi người đảm trách một mảng riêng, theo dõi, hệ thống giúp người quản lý cao nhất biết được chi tiết sửa chữa, nhu cầu của từng khách hàng.
Quản lý tòa nhà nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động của tòa nhà diễn ra với chất lượng tốt nhất, an toàn nhất. Bao gồm một số hoặc toàn bộ các hoạt động sau: Đảm bảo an ninh, trật tự; Dịch vụ vệ sinh; Quản lý và chăm sóc khách hàng, đối nội, đối ngoại, nhân sự, giám sát hoạt động; Vận hành, bảo trì bảo dưỡng và ngăn ngừa sự cố của toàn bộ hệ thống kỹ thuật tòa nhà; Marketing… Điều này giúp chủ đầu tư tiết kiệm được chi phí mà vẫn đảm bảo các dịch vụ được cung cấp một cách chuyên nghiệp.
Quản lý tài chính: Ở mỗi tòa nhà hàng tháng khách hàng đều phải đóng một khoản phí quản lý định kỳ. Những khoản phí quản lý này gộp lại là một con số không hề nhỏ và được giao cho ban quản lý. Thay mặt khách hàng, ban quản lý có nhiệm vụ quản lý tài chính sao cho rạch ròi và phù hợp với nhu cầu của khách hàng trong tòa nhà. Các khoản phí ngoài việc chi trả cho tiền điện, nước chung trong tòa nhà còn có chi phí cho việc làm vệ sinh các khu vực dùng chung như hành lang, sảnh,… hay chi phí sửa chữa, lương nhân viên vệ sinh, lương nhân viên bảo vệ,…
Quản lý nhân sự: Mỗi một tòa nhà cần có số nhân sự khác nhau cho từng vị trí. Làm thế nào để tuyển dụng và chế độ thưởng và phạt cho các nhân viên hợp lý là công tác của ban quản lý tòa nhà. Bên cạnh đó, ban quản lý còn cần giám sát các hoạt động của nhân viên để đảm bảo nhân viên thực hiện đúng yêu cầu công việc.
Quản lý khách hàng: Quản lý tòa nhà còn có trách nhiệm trong quản lý khách hàng. Từ các chính sách chăm sóc khách hàng cho tới việc giải quyết các yêu cầu của khách đều là nhiệm vụ của ban quản lý tòa nhà. Làm thế nào để giữ chân khách hàng, làm khách hàng hài lòng mà không làm ảnh hưởng lợi ích của chủ đầu tư hay lợi ích chung của tòa nhà là vấn đề luôn khiến các nhà quản lý đau đầu.
Bảo trì hệ thống kỹ thuật: Một tòa nhà thường được lắp đặt nhiều hệ thống như hệ thống thông gió, hệ thống điện, hệ thống nước, hệ thống pccc,… Những hệ thống này đều cần được kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ với mục đích đảm bảo sự hoạt động thông suốt của các hệ thống.
Dịch vụ Quản lý tòa nhà: Sự kết hợp hài hòa giữa kỹ thuật vận hành cao ốc (M&E) trình độ tiên tiến với hệ thống, quy trình quản lý khách hàng, dịch vụ văn phòng bài bản và đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp sẽ mang đến cho các chủ đầu tư khai thác hiệu quả tài sản, tạo sự tin tưởng, yên tâm cho khách hàng đồng thời nâng cao giá trị tài sản của mình. Bên cạnh đó bộ phận môi giới, tiếp thị bất động sản sẽ hỗ trợ trong việc tìm kiếm khách thuê, khách mua bất động sản. Cần có nhiều hơn những đơn vị chuyên nghiệp cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà trọn gói giúp cho Chủ đầu tư ngay từ giai đoạn đầu của việc lập dự án, đến triển khai và đưa vào hoạt động, cũng như khai thác trong suốt thời gian tồn tại của tòa nhà.
Quản lý tòa nhà hiệu quả là công việc đòi hỏi sự bao quát cao nhưng cũng đồng thời phải chú ý đến các chi tiết tỉ mỉ giúp đảm bảo được sự hài lòng từ phía khách hàng. Hiện nay, các tòa nhà đều có một Ban quản lý chịu trách nhiệm cho mọi hoạt động vận hành, quản lý trong tòa nhà. Tuy nhiên, không phải ban quản lý nào cũng có đủ khả năng đảm trách và thực hiện công việc khó nhằn này.
Ban quản lý tòa nhà luôn phải là đội ngũ sát sao trong từng vấn đề thường nhật ở tòa nhà từ dịch vụ sinh hoạt thông thường: điện, nước, thang máy, bãi đỗ xe… cho đến chăm sóc khách hàng, quản lý sổ sách công nợ, hợp đồng cho thuê… hay những vấn đề phát sinh trong khu dân cư cần đến giao tiếp, giải quyết với cư dân sao cho nhanh chóng, hiệu quả.
Phần mềm quản lý tòa nhà là công cụ không thể thiếu cho các doanh nghiệp quản lý tòa nhà hiện nay. Việc ứng dụng CNTT không chỉ giúp ban quản lý tiết kiệm thời gian, chi phí trong công tác quản lý vận hành tòa nhà mà còn góp phần minh bạch hóa thu chi, mang đến dịch vụ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp cho cư dân
Với tính chất đặc thù và khối lượng công việc dày đặc như vậy đòi hỏi ban quản lý cần phải có những quy trình
quản lý vận hành nhà chung cư sao cho mọi hoạt đông diễn ra được suôn sẻ, đạt hiệu quả. Tuy nhiên, như đã đề cập trước đó, công việc này chưa được thông qua mô hình đào tạo bài bản nào do đó sự thiếu sót, kém hiệu quả khi vận hàng quản lý là điều không thể tránh khỏi. Tình hình thực tiễn đặt ra vấn đề cần phải có giải pháp hỗ trợ, giúp tối ưu hóa nghiệp vụ này.